POSKOTA.CO.ID - Kotak masuk Gmail yang penuh dengan email sering kali terasa seperti tumpukan dokumen yang tak terkendali.
Notifikasi promosi, email pekerjaan, dan pesan pribadi bercampur menjadi satu, membuat Anda kesulitan menemukan email penting.
Jika Anda merasa kewalahan dengan kondisi ini, jangan khawatir. Gmail menyediakan sejumlah fitur yang dapat membantu Anda mengatur kotak masuk agar lebih terorganisir dan mudah dikelola.
Baca Juga: Cara Lacak Ponsel Hilang Pakai Nomor HP dan Akun Gmail
Memahami Penyebab Kotak Masuk Berantakan
Sebelum menata kotak masuk, penting untuk memahami mengapa email Anda menjadi tidak teratur.
Salah satu penyebab utama adalah volume email yang tinggi, terutama dari langganan buletin atau promosi yang mungkin sudah tidak relevan.
Selain itu, kebiasaan membiarkan email menumpuk tanpa pengelompokan atau penghapusan juga memperburuk situasi.
Dengan pendekatan yang tepat, Anda dapat mengubah kotak masuk yang kacau menjadi sistem yang terorganisir.
Baca Juga: Cara Mudah Menghapus Akun Google dan Gmail yang Sudah Tak Terpakai
Memanfaatkan Fitur Filter untuk Mengelompokkan Email
Salah satu cara efektif untuk mengatur email adalah dengan menggunakan fitur filter di Gmail.
Filter memungkinkan Anda membuat aturan otomatis untuk mengelompokkan email berdasarkan kriteria tertentu, seperti pengirim, subjek, atau kata kunci.
Misalnya, Anda dapat mengatur filter agar semua email dari atasan langsung masuk ke label “Pekerjaan” atau email promosi masuk ke folder terpisah.
Dengan filter, Anda tidak perlu lagi memilah email secara manual, sehingga menghemat waktu dan tenaga.
Untuk membuat filter, klik ikon pencarian di kotak masuk, lalu pilih opsi “Buat filter”.
Tentukan kriteria yang diinginkan, seperti alamat pengirim atau kata tertentu, lalu pilih tindakan, seperti menerapkan label atau mengarsipkan email.
Setelah filter diatur, Gmail akan secara otomatis menerapkannya pada email baru yang masuk.
Baca Juga: Cara Mudah Menghapus Akun Google dan Gmail yang Sudah Tak Terpakai
Menggunakan Label dan Kategori untuk Organisasi
Label adalah alat yang sangat berguna untuk mengelompokkan email berdasarkan topik atau prioritas. Anda dapat membuat label seperti “Pribadi”, “Pekerjaan”, atau “Tagihan” untuk memisahkan email sesuai kebutuhan.
Untuk menerapkan label, cukup pilih email, klik ikon label di toolbar, dan pilih atau buat label baru. Anda juga dapat mewarnai label untuk memudahkan identifikasi visual.
Selain label, Gmail memiliki fitur kategori bawaan, seperti “Utama”, “Sosial”, dan “Promosi”. Fitur ini secara otomatis memisahkan email berdasarkan jenisnya.
Jika Anda ingin fokus pada email penting, tab “Utama” akan menampilkan pesan yang relevan, sementara tab “Promosi” menyimpan iklan dan buletin.
Anda dapat menyesuaikan kategori ini melalui pengaturan Gmail untuk memastikan email masuk ke tab yang sesuai.
Baca Juga: Lupa Password Gmail di HP atau Laptop? Ini Cara Lihatnya
Mengarsipkan dan Menghapus Email yang Tidak Diperlukan
Salah satu kebiasaan yang sering diabaikan adalah mengarsipkan atau menghapus email yang tidak lagi relevan.
Mengarsipkan email memindahkannya dari kotak masuk ke folder “Semua Email”, sehingga kotak masuk tetap bersih tanpa menghapus pesan secara permanen.
Sementara itu, email seperti promosi lama atau buletin yang sudah kadaluwarsa sebaiknya dihapus untuk mengurangi kekacauan.
Untuk mengarsipkan, pilih email dan klik tombol “Arsip” di toolbar. Jika ingin menghapus banyak email sekaligus, gunakan fitur pencarian untuk menemukan email berdasarkan pengirim atau tanggal, lalu hapus secara massal.
Dengan rutin mengarsipkan dan menghapus, kotak masuk Anda akan tetap ringkas dan mudah dinavigasi.
Baca Juga: Jangan Panik! Lakukan 3 Cara Ini Jika Gagal Login ke Akun Gmail
Menonaktifkan Langganan yang Tidak Relevan
Banyak email berantakan berasal dari langganan buletin atau promosi yang pernah Anda daftar.
Untuk mengurangi email semacam ini, periksa email promosi dan cari tautan “Berhenti Berlangganan” yang biasanya ada di bagian bawah pesan.
Gmail juga memiliki fitur cerdas yang menampilkan opsi “Berhenti Berlangganan” di samping nama pengirim untuk beberapa email.
Dengan menonaktifkan langganan yang tidak lagi Anda butuhkan, Anda dapat secara signifikan mengurangi jumlah email yang masuk.