JAKARTA, POSKOTA.CO.ID - Majaman human resource yang efektif tanpa bantuan teknologi tampaknya hampir tidak mungkin dilakukan saat ini, mengingat ketatnya kompetitif dan cepatnya perubahan tren industri.
Aplikasi HR menjadi salah satu transformasi digital yang semakin banyak digunakan oleh perusahaan untuk menyederhanakan berbagai tugas repetitif yang biasa dilakukan HR.
Bahkan menurut data dari Gartner, 85 persen pemimpin HR global mengatakan bahwa investasi dalam teknologi HRIS sangat penting untuk mencapai tujuan strategis mereka.
Lantas, apa itu aplikasi HR dan apa saja rekomendasi aplikasi terbaik yang ada saat ini? Mari simak selengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Aplikasi HR
Aplikasi HR adalah sebuah sistem yang mampu mendigitalisasi dan mengotomatisasi berbagai tugas HR, mulai dari mengelola database karyawan, manajemen kehadiran dan cuti, penghitungan gaji, rekrutmen, bahkan sampai talent management.
Penggunaan aplikasi HR di perusahaan adalah salah satu bentuk dari transformasi digital yang mendukung perusahaan untuk dapat lebih agile dan adaptif dengan perubahan industri.
Selain itu, aplikasi HR tidak hanya mendukung perusahaan dalam menyederhanakan berbagai tugas HR, tapi juga mendukung perusahaan dalam melakukan pengambilan keputusan berbasis data.
Hal ini karena saat ini hampir seluruh aplikasi HR telah dilengkapi dengan HR dashboard. Fungsi sederhana dari dashboard ini sendiri adalah mendukung perusahaan dalam melihat data secara komprehensif dengan tampilan yang mudah dipahami.
Fungsi Aplikasi HR
Sejujurnya, fungsi dari aplikasi HR amat tergantung oleh vendor penyedia layanan tersebut. Namun, secara umum fungsi aplikasi HR adalah sebagai berikut ini.
Manajemen Data Karyawan
Manajemen data karyawan mengacu pada pengumpulan, pengorganisasian, dan penyimpanan data karyawan dan bisa dikatakan merupakan fitur unggulan dalam aplikasi HR dan inilah yang menjadi alasan banyak perusahaan yang beralih menggunakannya.
Fungsi ini memungkinkan HR untuk mengurangi penggunaan kertas atau menyimpan file dalam jumlah besar, memastikan informasi tetap terbaru, serta meningkatkan kemudahan untuk akses informasi.
Dengan fungsi ini, diketahui HR dapat menghemat waktu administratif hingga 2 jam per dokumen dengan menggunakan HRIS dan tanda tangan elektronik daripada dokumen kertas.
Pemrosesan Gaji
Fungsi kedua adalah mengotomatisasi proses penggajian karyawan.
Kecanggihan ini sangat membantu HR dalam memastikan tidak ada salah hitung atau juga salah transfer gaji karyawan.
Umumnya, aplikasi HR memberikan fleksibilitas kepada para penggunanya untuk mengatur komponen penggajian apa saja yang akan digunakan untuk menghitung gaji.
Beberapa sistem HR juga biasanya akan terintegrasi dengan aplikasi absen untuk memudahkan pengambilan data kehadiran yang digunakan sebagai komponen penghitung gaji.
Manajemen Waktu dan Kehadiran
Dengan menggunakan aplikasi HR, pengelolaan data kehadiran karyawan bisa dilakukan lebih mudah. Hadirnya fungsi satu ini sangat membantu untuk perusahaan yang menerapkan sistem kerja shift.
Jika dulu karyawan perlu menuliskan waktu kehadirannya di selembar kertas, lalu HR perlu memasukkan data kehadiran tersebut secara manual ke dalam sistem. Barulah data kehadiran tersebut akan diproses untuk menghitung gaji.
Sekarang, dengan sistem terintegrasi, karyawan bisa mencatat waktu kehadiran mereka menggunakan ESS, lalu sistem akan otomatis mencatat secara detail waktu kehadiran.
Kemudian data itu akan diolah dan menghasilkan data kehadiran yang dipergunakan untuk menghitung gaji.
Fungsi satu ini jelas menyederhanakan tugas HR terkait dengan kehadiran dan penggajian.
Pelaporan dan Analitik
Fungsi HR berikutnya adalah menyediakan data laporan otomatis dan lengkap, seperti turnover karyawan, ketidakhadiran, kinerja, dan lainnya.
Analitik ini melibatkan analisis wawasan yang membantu pengambilan keputusan yang berbasis data.
Employee Self Service
Perusahaan saat ini semakin fokus dalam memberdayakan karyawan dan supervisor langsung mereka untuk mengelola data mereka sendiri.
Inilah yang ditawarkan employee self service, di mana karyawan dapat melakukan pengelolaan human resource mereka sendiri, misalnya, mengajukan permohonan cuti sendiri. Setelah disetujui, permohonan ini langsung disimpan ke dalam sistem (dan dicatat untuk tujuan penggajian dan manfaat).
Manfaat Penggunaan Aplikasi HR
Menggunakan aplikasi HR tentunya akan mendatangkan banyak manfaat. Apalagi bagi perusahaan yang sedang berkembang.
Pada titik ini, mengelola informasi dasar karyawan dalam Excel menjadi merepotkan dan prosedur sederhana seperti menyetujui cuti karyawan perlu distandarisasi.
Mari kita lihat beberapa manfaat utama bekerja dengan HRIS:
Pencatatan yang Lebih Baik
Aplikasi HR adalah sistem yang mampu mencatat dan melacak perubahan apa pun yang berhubungan dengan karyawan. Dengan begini, HRIS dapat membantu dalam memastikan akurasi data personalia perusahaan.
Kepatuhan
Misalnya, dokumen untuk identifikasi karyawan jika terjadi pencurian, penipuan, atau perilaku buruk lainnya, informasi kontak pertama jika terjadi keadaan darurat, informasi identifikasi warga negara untuk kantor pajak, dan tanggal kadaluarsa untuk sertifikasi wajib. Organisasi dapat menyimpan semua informasi ini dalam HRIS.
Efisiensi
Memiliki semua informasi yang tersimpan di satu tempat akan meningkatkan akurasi dan menghemat waktu. Menemukan folder yang tepat dan mencari lembar yang tepat bisa menghabiskan banyak waktu staf.
Strategi HR
Aplikasi HR memungkinkan pelacakan data yang diperlukan untuk memajukan strategi SDM dan bisnis.
Self Service HR
Manfaat lainnya dari sistem HR adalah kemampuannya untuk self service HR kepada karyawan dan manajer. Hal ini memungkinkan karyawan untuk lebih mandiri dan mengelola (sebagian besar) urusan mereka sendiri, seperti memperbarui informasi mereka atau mengajukan cuti.
Pengalaman Karyawan yang Lebih Baik
Jika dilakukan dengan benar, self service dan akses mudah ke informasi SDM yang ditawarkan HRIS akan berdampak positif pada pengalaman karyawan secara digital dan employee experience secara keseluruhan.
Rekomendasi Aplikasi HR Terbaik
Saat ini di pasaran ada banyak sekali aplikasi HR yang tersedia dengan berbagai keunggulannya. Di sinilah Anda harus selektif dalam memilih mana yang paling sesuai dengan kebutuhan organisasi Anda.
Berikut ini beberapa rekomendasi aplikasi HR yang bisa menjadi pertimbangan Anda.
Foto: Aplikasi LinovHR. (Dok. LinovHR)
1. LinovHR
LinovHR adalah aplikasi HR berbasis cloud dengan sistem terintegrasi dan merupakan produk Indonesia.
Sebagai produk asli Indonesia, aplikasi HR yang dimiliki LinovHR terbilang sudah mampu memenuhi kebutuhan HR secara holistik, dari mulai pengelola organisasi, database karyawan, manajemen kehadiran dan cuti, penggajian, tunjangan dan pajak, rekrutmen, sampai pelatihan karyawan.
Secara end-to end LinovHR mampu mengakomodir HR untuk mengelola manajemen human resource. Terdapat juga aplikasi ESS yang bisa di-install di smartphone karyawan.
Dengan ESS ini, karyawan dapat secara mandiri melakukan absensi, pengajuan cuti, mengubah data diri, mengajukan reimburse, melaporkan KPI, sampai mengikuti pelatihan dengan e-Learning.
LinovHR juga sudah melengkapi software rekrutmennya dengan teknologi AI untuk membantu screening CV, sampai dengan mengadakan interview online. Semua bisa dilakukan menggunakan bantuan AI.
Tidak sampai situ saja, LinovHR pun memiliki modul Dashboard Analytics, yang mampu menyajikan data analitik yang lengkap terkait aktivitas human resource management yang terjadi di perusahaan.
Modul ini sangat membantu perusahaan dalam mengambil keputusan berbasis data dan menyesuaikan strategi dan menjadi salah satu manajemen risiko yang andal.
Dengan aplikasi HR LinovHR, perusahaan dapat mengoptimalkan kinerja HR yang bukan hanya sekadar mengerjakan tugas-tugas administratif repetitif, tapi juga menjadi berperan strategis bagi perusahaan.
Untuk mengetahui fitur dan modul LinovHR, Anda bisa mengajukan demo secara gratis. Di sana tim LinovHR akan memberikan penjelasan secara detail dan memberikan rekomendasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda.
Nah, itulah dia informasi mengenai aplikasi HR, disarankan untuk memilih salah satu aplikasi HR yang cocok dengan kebutuhan dan anggaran Anda. Disarankan untuk memilih aplikasi yang mencakup semua fitur yang diperlukan dalam manajemen sumber daya manusia (HRD) untuk integrasi yang lebih baik.
2. BambooHR
BambooHR adalah aplikasi HR yang sangat terkenal dan digunakan oleh lebih dari 18.000 perusahaan di seluruh dunia. Aplikasi ini menawarkan berbagai fitur seperti:
● Pengelolaan data karyawan
● Pengelolaan kinerja
● Pengelolaan rekrutmen
● Pengelolaan absensi
● Pengelolaan cuti
Selain itu, BambooHR dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem perangkat lunak lainnya, termasuk sistem keuangan dan sistem manajemen proyek.
3. Zenefits
Zenefits adalah platform HR yang memudahkan tim HR dalam mengelola berbagai proses penting, seperti onboarding, manajemen cuti, administrasi insentif, manajemen gaji, dan manajemen tunjangan.
Tidak hanya mengedepankan efisiensi operasional, tetapi juga memberi perhatian khusus pada kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perundang-undangan dan regulasi industri.
Salah satu keunggulan Zenefits adalah fitur manajemen kepatuhannya. Fitur ini dirancang untuk membantu perusahaan mematuhi aturan hukum dan regulasi yang berlaku, sehingga mengurangi risiko pelanggaran dan potensi konsekuensi hukum. (Ril)
.jpg)
